Як правильно організувати офісний переїзд?

Переїзд офісу може здатися досить складним та клопітким завданням. Особливо це стосується приміщень, де працюють по 100 і більше працівників, у кожного з яких накопичується велика кількість особистих речей. Сюди варто віднести не лише документи, а й канцелярське приладдя, сувеніри, особисте майно та оргтехніку. Саме тому, переїжджаючи з одного бізнес-центру до іншого слід максимально грамотно та ефективно організувати цей процес.

Важливу роль відіграє не тільки перевезення речей з місця на місце, а й правильна їх упаковка, після якої можна швидко розпакувати і негайно приступити до роботи. Адже кожен витрачений день забирає у підприємства клієнтів, позбавляє його можливості надавати свої послуги, а відтак скорочує доходи. Тому питання, яке хвилює багатьох керівників: це як правильно організувати офісний переїзд?

Складання плану дій під час офісного переїзду

Щоб процес став максимально зручним та комфортним, варто вдатися до складання плану. Меблі, оргтехніка та документи повинні поставлятися по черзі, а також окремо один від одного. Ці три пункти є найважливішими під час планування, разом вони складають те, що називається офісом.

Найжахливіше — це розгубленість, неорганізованість та навіть легка паніка. Для того, щоб все пішло як по маслу, потрібно заздалегідь скласти план дій:

• прийняти виважене рішення — тут важливо врахувати майбутні витрати, можливу вигоду від зміни офісу, а також підрахувати збитки, які можуть виникнути та ускладнити справи бізнесу;
• призначити відповідальних за переїзд колег — не слід намагатися зробити все зусиллями дружнього колективу, потрібно дати чіткі вказівки та розподілити обов’язки між працівниками;
• підготувати весь інвентар та речі — цей етап впливає на те, наскільки швидким, правильним та ефективним буде процес переїзду;
• зайнятися процесом перевезення та облаштуванням нового приміщення.

Організувати офісний переїзд правильно — це означає спланувати та продумати процес до найдрібніших деталей, виконуючи його крок за кроком. Проблема перевезення полягає в тому, що вантаж досить різноплановий. Це може бути — меблі, архів, вазони, техніка, квіти, кухонне приладдя і так далі. Оптимальним варіантом такого переїзду є допомога кваліфікованої компанії. Так ви зможете заощадити свій час і максимально швидко розпочати роботу на новому місці.

На що звернути увагу під час вибору компанії з перевезення?

Як би ретельно ви не організовували підготовчий процес і не намагалися його контролювати, успіх усієї операції залежить від правильного вибору мувінгової компанії. З офісним перевезенням можуть справитися справжні професіонали з багаторічним досвідом роботи.

Тільки мувінгова компанія, що спеціалізується на послугах вантажних перевезень, має у своєму автопарку лінійку необхідного транспорту та вантажної техніки, яка здатна впоратися з великогабаритними вантажами.

Підготовчі операції при офісному переїзді

Слід виділити кілька завдань, які необхідно виконати до переїзду:

• скласти повний перелік того, що буде перевезено;
• продумати планування розміщення меблів та оргтехніки в новому приміщенні, враховуючи габарити нового офісу;
• запросити спеціаліста мувінгової компанії, який знайде вантажне таксі, визначить, яку кількість транспорту та вантажників необхідно залучити, та підписати з ним договір;
• збирати та запакувати особисті речі співробітників;
• розкласти папки, книги, декор для офісу;
• відключити оргтехніку та якісно зібрати її;
• демонтувати, розібрати та запакувати шафи, полиці, тумби, стелажі, офісні сейфи;
• завантажити всі речі;
• оформити страховку;
• здійснити прибирання приміщення.

Варто організувати акуратне складування та розміщення техніки в ящики, а також надійно закріпити її під час транспортування, щоб уникнути пошкодження. Не заощаджуйте на упаковці, яка забезпечує надійний захист усьому інвентарю.

Маркування кожної коробки — один із головних нюансів при будь-якому переїзді. Наклейте інформаційні листи з даними, що міститься в три упаковки, а також для якої частини офісу, призначені ящики. Такі позначки значно полегшать процес розпакування і допоможуть уникнути безладу під час розбору речей. Раціональний підхід та дотримання всіх підготовчих процедур дозволить дотримуватися наміченого плану, заощадити кошти та вкластися в обумовлені терміни.

Організаційні питання у день переїзду

Ось і настав цей відповідальний момент – будьте готові до того, що день почнеться досить рано, а закінчиться пізно. Слід запастися терпінням та призначити відповідальних колег, які здійснюватимуть контроль в обох офісах. Співробітник, що знаходиться в старій будівлі, повинен простежити, щоб усі речі були занурені в машину акуратно. А колега у новому приміщенні нестиме відповідальність за прийом товарів – саме в його компетенції лежить керівництво процесом вивантаження коробок.

Особливо призначте відповідального кадру, який займеться перевезенням документів та цінних паперів. Організуйте для колективу трансфер та обідню перерву. Головне завдання керівника — виключити скупчення великої кількості людей, яке може призвести до метушні і плутанини. Він повинен стежити за рівномірним розподілом завдань між колегами, а також бути готовим до виникнення форс-мажорних ситуацій, які можуть виникнути у процесі в’їзду.

Як уникнути проблем при офісному переїзді

Перевагою буде створення в старому офісі якогось центру знахідок – у процесі збирання речей неодмінно знайдуться давні зникнення. Заздалегідь обмовте нюанси збирання меблів: хто і коли цим займеться. Після цього етапу розставте оргтехніку та підключіть її. Прибирання — фінальний штрих, запросіть клінінгову компанію.

Організувати офісний переїзд наразі стало ще простіше. З нашою допомогою ви зможете максимально швидко та безпроблемно переїхати з одного робочого місця на інше у місті Київ. І не забудьте відзначити новосілля. Організуйте для своєї команди тимбілдинг, який допоможе знизити рівень стресу, отриманого в процесі переїзду. Зміна офісу — це чудовий привід для свята.

Позитивні якості нашої компанії

Ми несемо повну матеріальну відповідальність за майно, яке перевозимо. Скориставшись послугами нашої компанії, клієнти отримують можливість придбати пакувальний матеріал. Ми повністю беремо на себе організацію процесу, у вас відпадає потреба особисто шукати вантажне таксі. Відповідальний персонал здійснює кваліфікований демонтаж та складання офісних меблів.

Всі роботи ми виконуємо в максимально стислий термін, беручи всі турботи на себе. Речі доставляються за вказаною адресою. Проводиться розвантаження та розміщення предметів. Збирається пакувальний папір, коробки, які надалі утилізуються. Після отримання речей вам лише залишається переконатися, що все було доставлено в належному вигляді.